Kiedy trzeba zwrócić pracodawcy koszty podnoszenia kwalifikacji zawodowych?

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Z przepisów prawa pracy wynika, że pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że zasada ta jest zupełnie jasna. W praktyce na jej tle dochodzi jednak niekiedy do nieporozumień. Dlaczego tak się dzieje? Otóż dlatego, że ustawodawca wprowadził definicję podnoszenia kwalifikacji zawodowych, która odbiega nieco od potocznego rozumienia tego zwrotu. Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych zazwyczaj rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika. W Kodeksie pracy jest jednak jeszcze jeden warunek: takie szkolenie musi mieć miejsce z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Jeżeli zatem pracownik działa z własnej inicjatywy i bez zgody pracodawcy, to w rozumieniu przepisów nie podnosi on kwalifikacji zawodowych.

Na marginesie warto wspomnieć, że pracodawca zasadniczo nie ma obowiązku prowadzenia szkoleń dla pracowników. Pracownik nie może też domagać się od pracodawcy określonego udziału w podnoszeniu przez pracownika kwalifikacji. Pracodawca ma jedynie ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych, jeżeli oni sami chcą te kwalifikacje podnosić.

Uprawnienia pracownika podnoszącego kwalifikacje

Z przepisów prawa pracy wynika, że pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują co najmniej dwa uprawnienia. Pierwsze z nich to urlop szkoleniowy. Wymiar tego urlopu zależy od okoliczności – szczegóły odnaleźć można w Kodeksie pracy. Drugie uprawnienie to natomiast zwolnienie z całości lub części dnia pracy. Zwolnienie to przysługuje na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Opisane wyżej uprawnienia pracownika podnoszącego kwalifikacje to jedynie ustawowe minimum. Pracodawca – jeśli tylko chce – może bowiem przyznać szkolącemu się pracownikowi dodatkowe świadczenia. W ramach dodatkowych świadczeń pracodawca może w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Umowa dotycząca podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Dodatkowe świadczenia dla pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe nie należą wcale do rzadkości. Pracodawcy, którzy je przyznają, stosują jednak z reguły pewne zabezpieczenie. Zobowiązują oni pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Służy to przede wszystkim temu, aby pracownik nie odszedł z pracy zaraz po ukończeniu szkolenia sfinansowanego przez pracodawcę.

Pracodawca, który chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, musi zawrzeć z nim stosowną umowę. Jest to tzw. umowa dotycząca podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Umowę tę zawiera się na piśmie i określa ona wzajemne prawa i obowiązki stron. W szczególności wskazuje się tam okres, przez jaki pracownik zobowiązany jest pozostać w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia. Okres ten nie może być dłuższy niż 3 lata.

Obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe ma obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę w kilku przypadkach. Po pierwsze, zwrot powinien nastąpić, jeżeli pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji.

Po drugie, do zwrotu kosztów zobowiązany jest pracownik, z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu. Obowiązek zwrotu kosztów nie powstanie jednak wtedy, gdy rozwiązanie umowy nastąpi już po upływie okresu, przez jaki pracownik zobowiązany jest pozostać w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia.

Po trzecie, obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę powstanie, gdy to pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem. Zwrot nie będzie jednak konieczny, gdy rozwiązanie umowy nastąpi po wygaśnięciu obowiązku pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia. Zwrot nie będzie wchodził w grę także wtedy, gdy przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę będzie mobbing.

Wreszcie po czwarte, pracownik będzie musiał zwrócić koszty szkolenia wtedy, gdy rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia mimo braku przyczyn. Chodzi zatem np. o sytuację, gdy pracownik w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy powoła się na bezzasadny zarzut ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika. Jeżeli jednak pracownik bezpodstawnie rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia już po wygaśnięciu obowiązku pozostawania w zatrudnieniu, zwrot nie będzie konieczny.

Warto pamiętać, że w każdym wypadku obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę dotyczy jedynie dodatkowych świadczeń. Pracownik nie musi zatem zwracać wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Co więcej, kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń często nie trzeba zwracać w całości. Koszty te zwracane są bowiem w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.